Referat organizacyjny

Kategoria: Struktura organizacyjna

Do kompetencji i zadań Referatu Organizacyjnego należy

1. W zakresie obsługi Burmistrza:

1. przygotowywanie i obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza,
2. prowadzenie Sekretariatu Burmistrza, prowadzenie dokumentacji kontroli zewnętrznej,
3. koordynacja prac związanych z realizacją aktów prawnych, uchwał Rady i Zarządzeń Burmistrza i przekazywanie ich na stanowiska pracy,
4. zapewnienie właściwej organizacji przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków oraz prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
5. prowadzenie dokumentacji związanej z członkostwem gminy w związkach i stowarzyszeniach,
6. prowadzenie rejestru jednostek organizacyjnych gminy,
7. prowadzenie rejestru Zarządzeń Burmistrza,
8. prowadzenie spraw dotyczących upoważnień udzielonych przez Burmistrza pracownikom Urzędu do wydawania decyzji  w sprawach indywidualnych i kierownikom jednostek,
9. współpraca z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi w sprawie opracowania  projektów uchwał Rady, jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
10. zapewnienie terminowego przygotowania przez komórki organizacyjne materiałów na Sesje Rady i Komisje oraz odpowiedzi na interpelacje i wnioski,
11. prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem gminnych jednostek organizacyjnych,

2.       W zakresie funkcjonowania Urzędu:

1. opracowywanie projektów aktów prawnych określających strukturę organizacyjną Urzędu,
2. inicjowanie działań usprawniających metody pracy Urzędu,
3. wdrażanie i nadzór nad przestrzeganiem zasad instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i rzeczowego wykazu akt, Kodeksu Postępowania Administracyjnego,
4. prowadzenie ewidencji przepisów prawnych,
5. prowadzenie rejestru opinii prawnych,
6. prowadzenie dokumentacji kontroli zewnętrznej,
7. organizowanie wykonywania zaleceń pokontrolnych wydanych przez organy kontroli zewnętrznej,
8. prowadzenie rejestru publikacji prasowych, radiowych i telewizyjnych, przekazywanie ich do załatwienia, czuwanie nad terminową realizacją i udzielaniem odpowiedzi zainteresowanym osobom i instytucjom,
9. zapewnienie właściwej organizacji pracy oraz sprawnego i praworządnego funkcjonowania Urzędu

3.       W zakresie Sekretariatu:

1. przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
2. prowadzenie ewidencji korespondencji,
3. prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
4. udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy,
5. prenumerata czasopism i dzienników urzędowych, zamawianie i ewidencjonowanie stempli i pieczęci,
6. nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych

4.       W zakresie spraw kadrowych:

1. prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
2. nadzór nad organizacją szkoleń i doskonaleniem zawodowym pracowników,
3. przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
4. prowadzenie spraw związanych z zakładową działalnością socjalną,
5. ewidencja czasu pracy,
6. kompletowanie i załatwianie spraw emerytalno-rentowych pracowników,
7. prowadzenie spraw związanych z odbyciem praktyk uczniów szkół średnich oraz studentów szkół wyższych,
8. organizowanie przeglądów kadrowych oraz dokonywanie ocen kwalifikacyjnych pracowników,
9. przeprowadzanie kontroli dyscypliny pracy,
10. prowadzenie spraw związanych z zatrudnieniem bezrobotnych w ramach robót publicznych, prac interwencyjnych, prac społecznie użytecznych, staży i innych, współdziałanie z organami zatrudnienia w tym zakresie nadzorowanie pracy pracowników obsługi urzędu,
11. prowadzenie spraw związanych z nadawaniem odznaczeń, wyróżnień i nagród

5.       W zakresie służby BHP:

1. okresowe analizy stanu bhp – stwierdzanie zagrożeń zawodowych, zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
2. prowadzenie kontroli warunków  pracy,
3. przygotowanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji bhp,
4. rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz warunków badań środowiska pracy,
5. udział w dochodzeniach powypadkowych,
6. zabezpieczenie w odzież ochronną i roboczą,
7. współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy,
8. organizowanie szkoleń pracowników z zakresu bhp

6.       W zakresie administracyjno- gospodarczej obsługi Urzędu:

1. nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd oraz właściwej informacji wizualnej,
2. prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
3. nadzór nad wykonywaniem zadań przez pracowników obsługi w Urzędzie,
4. zamawianie i rozdysponowywanie prasy i innych wydawnictw

7.       W zakresie organizacji wyborów:

1. organizowanie na terenie gminy wyborów prezydenckich, parlamentarnych, samorządowych, do izb rolniczych, wyborów w jednostkach pomocniczych oraz spisów powszechnych,
2. organizacja referendów

8.       Współpraca z organami sprawiedliwości i ścigania w zakresie przewidzianym przepisami prawa, w tym:

1. przyjmowanie pism sądowych i prokuratorskich w wypadku niemożności doręczenia adresatowi w jego miejscu zamieszkania,
2. wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora dla strony nieznanej z miejsca pobytu,
3. przyjmowanie obwieszczeń

9.       Prowadzenie spraw związanych z obsługą Rady Miejskiej i jej organów oraz koordynacją współpracy z jednostkami pomocniczymi gminy:

1. kompletowanie materiałów niezbędnych do pracy Rady i jej komisji,
2. wykonywanie administracyjnej obsługi posiedzeń Rady i jej komisji,
3. prowadzenie rejestru:
   a) uchwał rady,
   b) wniosków i opinii komisji Rady i przekazywanie ich do realizacji oraz czuwanie nad ich realizacją,
   c) interpelacji i wniosków radnych oraz czuwanie nad terminowością udzielania odpowiedzi na wnioski, interpelacje i zapytania radnych,
4. przekazywanie Burmistrzowi uchwał Rady do realizacji,
5. przekazywanie Burmistrzowi wniosków, opinii komisji i protokołów sesji,
6. przekazywanie Wojewodzie Podlaskiemu i Regionalnej Izbie Obrachunkowej uchwał Rady do legalizacji,
7. przekazywanie do publikacji aktów prawa miejscowego,
8. przygotowywanie informacji z wykonania uchwał,
9. koordynacja spraw związanych ze współpracą z jednostkami pomocniczymi gminy,
10. przygotowywanie materiałów dotyczących wyborów ławników,
11. zaopatrzenie materiałowe i szkolenie radnych,
12. prowadzenie ewidencji wniosków i postulatów wyborców oraz przekazywanie ich do realizacji właściwym komórkom organizacyjnym,
13. współpraca z organami samorządu mieszkańców  wsi i sołtysów,
14. prowadzenie korespondencji Przewodniczącego Rady Miejskiej,
15. bieżące gromadzenie danych o działalności organów gminy, Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych oraz zapewnienie ich popularyzacji

10.   W zakresie obsługi prawnej Rady, Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych:

1. udział w opracowaniu i uzgadnianiu projektów aktów prawnych Rady, Burmistrza i opiniowanie ich pod względem redakcyjnym i prawnym,
2. opiniowanie projektów aktów prawnych przekazywanych do konsultacji,
3. udzielanie wyjaśnień i sporządzanie opinii prawnych,
4. opiniowanie projektów umów, porozumień,
5. wykonywanie zastępstwa procesowego przed Sądem,
6. informowanie Burmistrza, pracowników Urzędu i jednostek organizacyjnych o:
   a) zmianach w przepisach prawnych,
   b) uchybieniach w działalności miny zakresie przestrzegania prawa i skutkach prawnych tych uchybień,
7. sprawowanie nadzoru nad stosowaniem przepisów kodeksu postępowania administracyjnego w Urzędzie,
8. współpraca z referatami i stanowiskami w Urzędzie w sprawach wymagających opinii i konsultacji prawnych oraz w sprawach procesowych związanych z zakresem działania.

11.   W zakresie działalności gospodarczej:

1. prowadzenie rejestru ewidencji działalności gospodarczej, wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji i wydawanie decyzji o wykreśleniu z ewidencji działalności gospodarcze,
2. przygotowywanie i wykonywanie Uchwał Rady określających czas pracy placówek handlu detalicznego, zakładów usługowych i gastronomicznych,
3. prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na wykonywanie zarobkowego przewozu osób,
4. prowadzenie spraw związanych z małą przedsiębiorczością i zwalczaniem bezrobocia,
5. realizacja zadań  wynikających z ustawy o usługach turystycznych,
6. Realizacja zadań wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi w zakresie wydawania, cofania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych na terenie gminy.

12.   W zakresie spraw związanych z ochroną informacji niejawnych:

1. prowadzenie spraw pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych:
   a) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
   b) zapewnienie ochrony systemów i sieci teleinformatycznych,
   c) przeprowadzenie kontroli w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych,
   d) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów w tym zakresie,
   e) opracowanie planu ochrony Urzędu i nadzór nad jego realizacją,
   f) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,
   g) przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w stosunku do osób mających dostęp do  informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajności,
2. dopuszczenie pracowników do obsługi systemu teleinformatycznego,
3. przeprowadzanie kontroli w zakresie przetwarzania danych osobowych,
4. prowadzenie ewidencji osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych,
5. koordynacja prac związanych z przygotowaniem danych zgłoszonych do rejestracji i zgłaszaniem zmian w zarejestrowanych zbiorach.

13.   Prowadzenie archiwum zakładowego

14.

1. Obowiązki Kierownika Kancelarii Tajnej powierza się pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku ds. kancelaryjnych, archiwum, bhp
2. Kancelaria tajna odpowiada za właściwe rejestrowanie, przechowywanie , obieg  i wydawanie uprawnionym osobom dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone  klauzulą poufne lub zastrzeżone (stanowiących tajemnicę państwową)
3. Kancelaria tajna podlega bezpośrednio Pełnomocnikowi Ochrony Informacji Niejawnych

15.   W zakresie spraw oświaty:

1. opracowywanie wniosków w sprawie lokalizacji, otwierania, zamykania i przekształcania szkół i placówek oświatowych,
2. analizowanie sieci szkół na terenie gminy, wnioskowanie o wprowadzenie zmian w sieci, granic obwodów szkół,
3. sprawdzenie i przygotowanie do zatwierdzenia arkuszy organizacyjnych oraz aneksów do nich dla szkół podstawowych, gimnazjum i przedszkola,
4. koordynowanie i nadzorowanie działalności szkół podstawowych, przedszkola i gimnazjum,
5. prowadzenia spraw związanych z powierzeniem stanowisk kierowniczych w oświacie,
6. przygotowywanie konkursów na dyrektorów szkół,
7. wdrażanie w życie zarządzeń, instrukcji i wytycznych Ministra Edukacji i Sportu oraz Kuratorium Oświaty w zakresie pracy dydaktyczno-wychowawczej szkół, realizacji programów nauczania,
8. współdziałanie ze służbą zdrowia w sprawie ochrony zdrowia dzieci,
9. dokonywanie analiz danych statystycznych dotyczących szkół i sprawozdawczości zbiorczej,
10. organizowanie narad i konferencji dla Dyrektorów szkół, przedszkola, księgowych oświatowych (np. na temat zakończenia roku szkolnego, przygotowania szkół do rozpoczęcia roku, Dnia Edukacji, prowadzenia regulacji płac, zapoznanie z aktami prawnymi i inne),
11. współdziałanie ze Skarbnikiem Gminy, Dyrektorami we wdrażaniu nowych zmian oświatowych,
12. prowadzenie spraw płacowych Dyrektorów placówek oświatowych,
13. udział w naradach, uroczystościach i imprezach organizowanych w szkołach i przedszkolu,
14. przygotowanie odpowiedzi do organów kontroli zewnętrznej, w sprawach jednostek oświatowych,
15. opiniowanie spraw wynikających z zadań i obowiązków gminy jako organu prowadzącego szkoły,
16. dokonywanie okresowych analiz i ocen w zakresie oświaty i przedkładanie Burmistrzowi i Radzie Miejskiej,
17. prowadzenie spraw wynikających z postanowień Karty Nauczyciela w zakresie należącym do organu prowadzącego szkoły (między innymi regulamin wynagrodzeń, ilość godzin i in.),
18. przygotowanie dokumentacji do komisji egzaminacyjnych przeprowadzających egzaminy na stopień awansu zawodowego - nauczyciel mianowany,
19. zapewnienie funkcjonowania Przedszkola i zapewnienie dzieciom do lat 6 rocznego przygotowania przedszkolnego,
20. opracowanie bilansu potrzeb kadrowych szkół,
21. realizacja zadań wymagających zgody lub porozumienia się z Kuratorium Oświaty w sprawach wynikających z obowiązujących przepisów,
22. koordynacja współdziałania szkół i przedszkola z:
    a) poradniami ( nauczanie indywidualne),
    b) ze Stacją Sanitarno-Epidemiologiczną,
    c) ze wszystkimi instytucjami i związkami, które zwalczają patologie,
    d) współdziałanie z organizacjami i zakładami pracy
23. załatwianie spraw związanych z przyznawaniem stypendiów szkolnym,
24. prowadzenie spraw dotyczących kształcenia młodocianych pracowników,
25. kontrola spełnianie obowiązku szkolnego.

16.   W zakresie kultury, kultury fizycznej i sportu:

1. nadzór nad placówkami kultury i nad wykonywaniem zadań wynikających z ustawy organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej,
2. koordynowanie działań w zakresie kultury, kultury fizycznej, sportu i turystyki,
3. realizacja zadań wynikających z ustawy o ochronie dóbr kultury i muzeach,
4. prowadzenie rejestru gminnych instytucji kultury,
5. nadzorowanie działalności Miejsko – Gminnego Ośrodka Kultury i Gminnej Biblioteki Publicznej,
6. pomoc i współpraca z jednostkami i organizacjami zajmującymi się upowszechnianiem kultury,
7. wspieranie inicjatyw turystycznych i agroturystycznych w zakresie informacyjnym i pomoc w kontaktach międzynarodowych

17.   Prowadzenie zadań gminy z zakresu ochrony zdrowia, w tym:

1. opracowywanie planu zabezpieczenia ambulatoryjnego opieki zdrowotnej,
2. prowadzenie spraw związanych z organizacją podstawowej opieki zdrowotnej,
3. nadzór na funkcjonowaniem zakładu opieki zdrowotnej